8月16日，“西部计划邵阳地区”QQ群里头像闪动，邵阳市西部计划青年专项行动志愿者在QQ群上的第一次团支部网络会议正式召开。“希望大家多用心，多用脑，发挥一下大家的聪明才智，才能把我们的工作提上一个台阶，才能做好嘛。”、“我们主要要做的是要深入基层，走近青年，服务青年，才能做到真正的调研。”、“我们要做好吃苦的准备，记住我们不是来享福的！”这是邵阳市西部计划青年专项行动志愿者在QQ群这个特殊会场里的讨论现场。在“会场”里，志愿者踊跃发言，讨论交流心得，并积极献言献策，共同探讨如何做好服务期间的志愿者工作。

　　邵阳市西部计划12名青年专项行动志愿者分布在12个县（市、区）团委，县与县之间距离相隔较远，要召集他们召开一次传统形式的团支部会议，难度非常大。为了及时沟通交流，加强交流联系，拉近彼此距离，更好地开展好志愿服务工作，志愿者们利用QQ群定期召开团支部会议，建立了西部计划邵阳志愿者家园博客并及时发布信息，把“远距离”变成了“近接触”。

　　会议上，志愿者分别就前阶段思想、工作、生活上的情况和面临的困难，各项调研活动的开展以及下阶段工作的重点等问题进行了讨论。志愿者还就如何迅速融入当地的团委工作，怎样做好团情调研工作，以及怎样更好的“走进群众，走近青年，服务青年”等问题交换了意见。大家一致认为要积极与当地团委沟通，争做“小学生”，虚心学习，熟悉工作，主动承当责任等，融入基层团委。会议还讨论并通过了《大学生志愿服务西部计划邵阳市青年志愿者团支部管理办法》、《共青团西部计划志愿者邵阳支部2009工作计划》，承诺将积极响应党和共青团的号召，严格要求，努力工作，开拓进取，发扬志愿者精神，扩大志愿者的影响力，用青春和汗水为志愿服务事业贡献自己的力量。