如何做好企业公文管理工作


　　公文管理是指公文收发文单位特定的人员用特定的方法办理公文,使之符合有关规定和收发文单位的要求,包括公文拟稿、办理、保管、归档在内的一系列衔接有序的工作。做好公文管理,提高公文办理质量和运行效率,须紧紧抓住公文处理过程中存在的主要问题,从思想认识、工作流程、人员素质等全方位加以改进,才可以从根本上提升公文管理水平。为促进公司公文管理工作的规范化、制度化、科学化,提高工作质量和效率,根据国家及各级有关规定,结合自身多年实践经验,浅谈下我在公文管理工作中的心得体会。

　　一、公文管理中常见问题

　　(一)公文拟稿不规范。一是文种使用不当,对公文文种缺乏认识,出现自制文种、误用文种、混用文种的问题。二是格式不正确,上行文、平行文、下行文格式不分、版头混用,公文要素不全、字体混乱。三是措词不严谨,使用口语化、命令化或带有歧义的词语,甚至出现错字别字、语句不通,影响公文的效力和严肃性。四是主题不明确,文稿篇幅长、内容散、中心不突出,针对性不强。五是实用性不强,文件与实际联系不紧密或措施不具体,论述性文字较多,造成文件缺乏指导意义或难以落实。

　　(二)不遵守行文规则。行文规则是制发公文、处理行文关系必须遵守的准则。它是根据发文机关的职责权限及行文单位间的隶属关系,本着有利于实施领导和管理的原则而确定的。但在实际应用过程中,行文规则经常被忽视,出现很多混乱现象。一是行文不按程序进行,存在直接向领导个人报送文件或越级行文、请示未经上级批复就下发指令性文件、涉及其他部门职能范围事项的文件不经会签就下发等现象。二是行文不按规范进行,存在发文规格过高或过低、一个请示文件提出多个请示事项、文件多头报送等现象。三是存在行文繁冗的问题,日常工作过度依赖发文,下级则层层转发,陷于文牍主义。

　　(三)公文处理不及时。时效性是公文的重要特征,每一份公文都是有时效的,公文只有在特定的时间内才能产生效用。从某种意义上讲,时效性的强弱,直接影响和决定着企业的工作效率。主要表现在:一是收发文件不做详细登记,对文件运行情况不做跟踪记录,致使文件压误,甚至造成文件遗失。二是公文运行流程制定过于复杂,流转程序多,对要件急件不采取专办速办措施,致使文件无法及时传达落实。三是未建立督办催办机制,只进行文件流转却不落实承办情况,不掌握文件落实进度和办理结果,致使出现延误或漏办现象。四是文秘人员工作态度不端正等原因,工作拖沓、懈怠,致使文件不能及时收发流转。

　　二、提升公文管理水平

　　(一)提高认识,强化管理,提高公文管理人员素质。公文管理工作具有政治性强、涉及领域广、规范化要求高、被动性大几个重要特点,要求文秘工作人员要具有较高的政治觉悟、严谨的工作态度、较好的文字水平、强烈的责任心和时间观念,要切实加强对文秘工作人员的选聘、培训和考核,提高其综合素质,才能承担好公文管理工作职责,提高管理水平。

　　(二)建章立制,规范程序,完善公文处理制度保障。一是完善制度,确保公文处理工作规范有序运转。公文处理工作程序性、规范性很强,必须把规范化建设贯穿于工作中,做到大的项有制度,小的环节有细则,每项工作有规范,流程明确、标准统一、环环相扣、衔接有序。具体工作中按照“有章、有序、有效”的原则,严格规范公文处理程序,一级对一级负责,上个流程对下个流程负责,确保程序不少、环节不漏,最大限度地发挥公文效用,为公司工作的顺利开展提供坚实的保障。二是严格标准,确保公文规范管理。“快捷细致、周密安全、标准规范”是公文处理的基本要求,严格按程序操作是确保公文规范运转的重要前提。在公文处理过程中,严格按制度办事,坚持“一个口”进出、“一支笔”批办、“一个人”传送,有效杜绝了公文处理上的漏洞,进一步提高了公文运转的效率。对所有来文,坚持按照“签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办、催办、归档”的程序办理,做到登记清楚、分类准确。紧急文件要随到随登记,及时传阅和处理,不延时、不误事。对一般文件,按照“当日文件当日清”的原则,不积压、不漏办。三是注重时效,力求公文传递高速运转。公文运转涉及多道程序,包含众多环节,无论哪一道程序、哪一个环节,都要在确保质量的基础上尽可能地提高速度。